Dokumenter LPM Tanpa Titik

Bincang-bincang mengenai sistem baru di kampus IBN Tegal yang bernama  Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) mengundang huru-hara bagi sebagian banyak mahasiswa. Pertanyaan-pertanyaan pun muncul di banyak obrolan mahasiswa, hal ini menyebabkan Tim Redaksi LPM Tanpa Titik tergugah untuk mencari informasi dan pengetahuan mengenai hal tersebut. Lalu kami menemui Rizqi Abdillah selaku kepala pusat data dan informasi IBN.

Berawal dari obrolan ringan mengenai apa itu SIAKAD dan bagaimana latar belakang adanya sistem tersebut, beliau menjelaskan bahwasannya SIAKAD adalah Sistem Informasi Akademik dimana hal itu digunakan untuk mempermudah mahasiswa maupun Civitas Akademik dalam proses pembelajaran maupun sistem perkuliahan. Adanya SIAKAD ini berawal dari Sistem Integrasi Sumber Daya (SISTER) yang dipergunakan untuk dosen yang berkaitan dengan Tridarma di Perguruan Tinggi. Kemudian berlanjut ke SIAKAD dimana sistem itu wajib dimiliki oleh Perguruan Tinggi, untuk KEMENAG sendiri baru saja diterapkan beberapa tahun lalu. Sedangkan untuk KEMENDIKBUD sudah lama menggunakan sistem tersebut.

SIAKAD ini baru saja diterapkan untuk mahasiswa semester 2 dan 4, karena SIAKAD melibatkan banyak elemen, termasuk server kampus dan admin kebendaharaan. Untuk itu perlu adanya adaptasi dan pembiasaan terlebih dahulu mengenai sistem baru tersebut. SIAKAD memiliki banyak fitur di antaranya yaitu Penerimaan Mahasiswa Baru Online (PMB Online), pengisian KRS online, KHS Online, penilaian dosen, pembayaran, administrasi, dll. Mahasiswa maupun dosen dapat mengakses secara mudah mengenai kegiatan dan apa saja yang berkaitan dengan perkuliahan melalui SIAKAD tersebut.

“Adanya fitur ini mempermudah mahasiswa, dulu sebelum adanya SIAKAD mahasiswa FITK menunggu KHS keluar hampir berbulan-bulan. Hal ini disebabkan karena KAPRODI merekap nilai data mahasiswa dengan jumlah yang banyak. Jadi, memperlambat penerbitan KHS. Selain itu, mahasiswa juga banyak mengakses administrasi, misalnya melihat tagihan atau mengupload bukti pembayaran” tutur Rizqi Abdillah. 

Beliau juga menjelaskan bahwa pihak terkait belum mampu memsosialisasikan SIAKAD tersebut kepada mahasiswa, dengan alasan jumlah mahasiswa yang cukup banyak dan keadaan kampus dalam masa pandemi. Beliau hanya memaparkan sosialisasi SIAKAD melalui youtobe, hal ini diinformasikan ke KAPRODI dan diteruskan kepada mahasiswa. Namun untuk sosialisasi kepada dosen sudah terlaksana, karena dosen dapat dicover hanya beberapa orang saja. Untuk itu, Rizqi Abdillah menyatakan bahwa beliau memaklumi dan mewajari apabila banyak mahasiswa yang kurang memahami bahkan tidak dapat menggunakan SIAKAD tersebut.

“Nantinya ketika SIAKAD ini sudah berjalan maksimal, maka untuk penilaian pun berlangsung secara sistematis dari SIAKAD tersebut. Dalam hal ini, dosen sudah diberi akun masing-masing untuk mengakses SIAKAD. Kemudian, dosen tersebut yang mengupload ke sistem dan sistem yang akan mengakumulasi Indeks Prestasi (IP). Kemudian untuk mahasiswa juga akan mendapatkan nomor ijazah dari sistem. Nomor ini akan diupload dari hasil KHS yang telah terkumpul. Oleh karena itu pengisian dan penempatan data itu sangatlah penting bagi mahasiswa dan server di Perguran Tinggi” sambung Rizqi Abdillah.

“Selain huru-hara kabar tentang SIAKAD ini, ada kabar lagi dari sebagian banyak mahasiswa yang mengundang banyak tanda tanya, yaitu mengenai her-registrasi. Beberapa obrolan membicarakan bahwa apabila kita belum membayar her-registrasi, maka kita tidak bisa membuka akses SIAKAD dan tidak bisa mengisi KRS online. Lalu bagaimana? Apakah hal itu benar adanya? Bagaimanakah penjelasan yang lebih rincinya?” tanya Syifa.

“Ya. Saat penerapan sistem ini maka mahasiswa diwajibkan melakukan pembayaran her-registrasi sebesar RP. 150.000 lalu melakukan login ke website IBN, yaitu ibntegal.ac.id lalu masuk ke layanan sistem dan dan memilih SIAKAD, maka di situ tertera fitur lainnya. Cara login nya menggunakan NIM lalu password dengan mengisi tahun, bulan, tanggal lahir dari mahasiswa. Apabila kita belum mengetahui NIM, maka kita bisa melihat ke fitur cek data dan masukan nama, maka akan muncul NIM. Untuk pengisian KRS di situ maka ada persyaratan untuk mengupload bukti pembayaran her-registrasi. Pembayaran her-registrasi itu dibayarkan setiap kali naik semester, dalam artian lain yaitu untuk mengaktifkan kembali status mahasiswa. Namun untuk mahasiswa semester 1, 2 pembayaran her-registrasi itu sudah masuk ke uang gedung, saat ini karena proses adaptasi SIAKAD, maka mahasiswa semester 2 tetap diwajibkan membayar her-registrasi. Tetapi nanti pembayaran UAS itu dipotong, yang tadinya RP. 300.000 menjadi RP. 150.000. Nah, untuk mahasiswa semester 4 wajib membayar her-registrasi untuk mengisi KRS online. Kemudian untuk pembayaran, IBN memiliki kebijakan mahasiswa diwajibkan untuk membayar her-registrasi sebesar RP. 150.000 dulu untuk mengaktifkan status keaktifan mahasiswanya, dan untuk pembayaran SPP sebesar RP. 2.000.000 itu dibayar menjadi dua, yakni pembayaran UTS RP. 1.000.000 dan pembayaran UAS RP. 1.000.000 serta pembayaran UAS sebesar RP. 300.000” jelas Rizqi Abdillah.

Heri menyambungi percakapan itu. “Lalu bagaimana dengan mahasiswa semester 6, dan 8? Apakah mereka tetap membayar her-registrasi, untuk mengisi KRS nya bagaimana? Dan apabila kita belum membayar her-registrasi maka kita tidak boleh mengikuti perkuliahan?”

Rizqi Abdillah menjelaskan, semester 6 dan 8 sama saja harus membayar her-registrasi. Namun mereka belum menggunakan SIAKAD ini, dan pengisian KRS masih secara biasa. Dalam hal pembayaran, kami pihak terkait masih sangat membuka waktu untuk melaksanakan pembayaran, admin kebendaharaan juga standby mengakses SIAKAD tersebut. Kaitannya dengan perkuliahan, mungkin mahasiswa masih boleh mengikuti perkuliahan, tetapi ada beberapa dosen yang menerapkan kebijakan absensi berdasarkan mereka yang membayar dan mengisi KRS, jadi tergantung pada kebijakan dosen.

“Untuk KRS sendiri itu bagaimana? Apakah kita bisa memilih Mata Kuliah (MK) apa harus berdasarkan satu paket, kemudian apabila nilai diupload secara sistematis, maka mahasiswa masih bisa melakukan perbaikan nilai atau sudah tidak dapat diubah? Kemudian untuk her-registrasi itu atas kebijakan siapa? Apakah Dekan, KAPRODI, atau kebendaharaan? ” sanggah Heri.

“Jadi begini, IBN menerapkan sistem paketan. KRS itu hanya sebagai sistem, untuk MK sendiri digunakan satu paket. Terkait nilai, sistem memberikan waktu untuk perbaikan nilai selama kurang lebih satu bulan. Jadi apabila ada kekurangan nilai atau perbaikan, masih bisa diperbaiki dan dapat diperbarui kembali. Nah, untuk her-registrasi itu di bawah naungan WAREK II, selaku sarana dan prasarana” jelas Rizqi Abdillah.

Obrolan ini menghasilkan beberapa kesimpulan. Harapannya mahasiswa dapat mengetahui mengenai SIAKAD dan beradaptasi dengan sistem tersebut. Kemudian yang kaitanya dengan pembayaran, begitulah penjelasannya, bahwa her-registrasi dibayarkan setiap semester dan menjadi syarat pengisian KRS online mengenai SIAKAD, apabila ada ketimpangan informasi mungkin hal itu belum ada kejelasan dan terjadinya miss-com di dalamnya.


Penulis : Syifa